Comment préparer ses paniers et boucler sa tournée de livraison sans rien oublier ?
Cette checklist s'adresse au maraîcher qui livre des paniers chaque semaine, seul ou avec un coup de main, en points relais ou à domicile. Elle reprend les étapes qui reviennent à chaque tournée, dans la continuité de nos articles sur la gestion des commandes hebdomadaires et sur l'organisation des tournées. Imprimée et cochée à chaque livraison, elle évite le panier oublié, le format erroné et l'arrêt fait pour rien.
Date : ______________ Réalisé par : ____________________
À la clôture des commandes
Vérifier que l'heure de clôture annoncée aux clients est passée et n'accepter aucune modification après
Rassembler les commandes reçues par tous les canaux, SMS, mail, oral au point relais, sur une seule liste
Pointer les absences et suspensions de la semaine pour ne préparer aucun panier inutile
Compter les paniers par format, petit, moyen et grand, et par point de livraison
Relever les suppléments commandés, oeufs, fruits, bottes, et les rattacher au bon client
Repérer les clients dont le règlement est en attente et décider s'ils sont livrés cette semaine
Éditer ou recopier le bordereau de préparation à partir de cette liste arrêtée
À la composition des paniers
Confronter la récolte réelle du jour au contenu prévu et ajuster les quantités par format
Afficher le contenu de chaque format dans le local pour que tout le monde compose la même chose
Vérifier la fraîcheur, le tri et le lavage avant la mise en cagette
Composer d'abord les paniers de la première tournée ou du premier point relais
Étiqueter chaque panier au nom du client ou au format et au point relais
Glisser les suppléments dans les paniers concernés au moment de la composition, pas au chargement
Recompter le total de paniers composés contre le bordereau avant de fermer le local
Mettre au frais ce qui l'exige jusqu'au départ
Au chargement du véhicule
Charger dans l'ordre inverse de la tournée, les paniers du dernier arrêt au fond
Grouper les cagettes par point relais et les séparer visiblement, cales ou bacs distincts
Compter les paniers chargés par arrêt et cocher la feuille de tournée
Emporter la feuille de tournée avec les adresses, les horaires et les contacts de chaque point
Prendre le nécessaire pour l'encaissement, monnaie, reçus, terminal ou carnet
Vérifier le carburant, la propreté du véhicule et l'état des contenants avant de partir
Pendant la tournée
Respecter l'ordre des arrêts prévu et les horaires d'ouverture des points relais
Déposer les paniers au point relais en vérifiant le nombre avec le responsable du lieu
Pointer chaque panier remis ou déposé, client par client, au moment de la remise
Consigner immédiatement tout règlement encaissé sur place
Récupérer les cagettes consignées et les paniers non retirés la semaine précédente
Noter les remarques des clients et des responsables de point pour la semaine suivante
Prévenir un client absent ou un point relais fermé plutôt que de laisser un panier sans consigne
Au retour à la ferme
Comparer les paniers pointés aux paniers chargés et expliquer chaque écart
Enregistrer les paiements reçus et mettre à jour la liste des règlements en attente
Ranger et nettoyer les contenants et le véhicule pour la prochaine tournée
Noter les kilomètres et la durée réelle de la tournée pour suivre son coût
Reporter les invendus ou paniers non retirés vers une vente, un don ou une transformation
Écrire les points à corriger, ordre des arrêts, quantités, horaires, avant de les oublier
Comment utiliser ce modèle
À imprimer en début de saison et à cocher à chaque tournée ; une version affichée dans le local de préparation suffit si une seule personne compose et livre.
Si un salarié ou un stagiaire prépare pendant que vous livrez, remettez-lui les deux premières sections et gardez les trois suivantes dans le véhicule.
Conservez les feuilles cochées quelques semaines : elles servent à retrouver l'origine d'un panier manquant ou d'un règlement contesté.
La feuille de tournée que cette checklist accompagne peut être tenue sur papier, sur un tableur ou dans un outil comme MaraicherPanier, au choix de la ferme.
Faut-il vraiment refuser toute commande après l'heure de clôture ?
C'est la règle qui protège le temps de préparation. Une exception reste possible pour un client fidèle, mais elle doit rester rare et notée sur le bordereau, sinon la clôture ne veut plus rien dire et les ajouts arrivent jusqu'au chargement du camion.
Pourquoi charger le véhicule dans l'ordre inverse des arrêts ?
Parce que les paniers du premier arrêt doivent être accessibles en ouvrant la porte, sans déplacer les autres. Chargés en dernier, ils sont devant. Ce détail évite de déballer tout le chargement à chaque point relais et limite les erreurs de distribution.
Que faire d'un panier non retiré au point relais ?
Convenir à l'avance d'une règle avec le client et le responsable du point : panier conservé jusqu'au lendemain, remis à un tiers ou repris et valorisé. Le noter sur la feuille de tournée évite la discussion la semaine suivante et permet de facturer ou non selon ce qui a été convenu.
Comment estimer le coût réel de la tournée notée au retour ?
Les kilomètres et la durée relevés chaque semaine se reportent dans notre simulateur de tournée de livraison pour obtenir un coût par panier livré. Sur quelques semaines, ces relevés montrent quels arrêts pèsent le plus et lesquels regrouper sur un point relais.
MaraicherPanier aide les maraîchers et les producteurs en vente directe à composer leurs paniers, gérer les commandes et organiser leurs tournées de livraison sans se noyer dans les tableurs.